Comment empêcher l'impression des cellules dans Excel

Si vous utilisez Office 2010, sous “Fichier -> Imprimer -> Mise en page -> Feuille (onglet)”, le paramètre “Zone d'impression” devrait correspondre à ce que vous recherchez. Dans mon exemple, seules les colonnes A:J seront imprimées ; cependant, tout est affiché lors de la visualisation à l'écran.

Voilà à quoi ressemble le dialogue :

Ceci peut également être accessible en tant que “Mise en page” → “Mise en page” → (bouton de coin) → “Mise en page” → “Feuille” :

Cette solution n'exige pas que vous preniez des mesures particulières avant et après chaque fois que vous devez imprimer le fichier .&nbsp ; elle repose sur l'idée d'utiliser une “zone d'impression”, comme le suggèrent Terence et Don Livezey.&nbsp ; Placez la ou les cellules que vous ne voulez pas imprimer en dehors de la zone d'impression.&nbsp ; Si cela vous convient, vous avez terminé.

Mais vous pouvez vouloir que la ou les cellules exclues apparaissent à l'intérieur de la zone d'impression lorsque vous modifiez la feuille de calcul.&nbsp ; Dans ce cas, pour chaque cellule que vous voulez afficher mais pas imprimer :

• Insérez une “forme”.&nbsp ; (Un rectangle fonctionne mieux.)&nbsp ; Positionnez-la sur la cellule où vous voulez que les données apparaissent.&nbsp ; Formatez la cellule visuellement comme vous le souhaitez.&nbsp ; Il peut être préférable de ne pas avoir de ligne de bordure.&nbsp ; Définissez la couleur de remplissage comme vous le souhaitez pour la couleur de fond, ou pas de remplissage pour laisser apparaître la couleur de remplissage de la cellule sous-jacente (et rendre la forme elle-même invisible).
• Configurez la forme pour afficher le contenu de la cellule souhaitée, en sélectionnant la forme et en tapant une référence (par exemple, =D15) dans la barre de formule en haut.&nbsp ; Ne vous contentez pas de taper dans la forme ; si vous faites cela, la formule (=D15) s'affichera littéralement.
• Faites un clic droit sur la forme et sélectionnez “Format Shape”.&nbsp ; Sous “Properties”, vous pouvez choisir si la forme est imprimée ou non (en décochant la case “Print object”).&nbsp ; (Dans Excel 2013, c'est sous “Shape Options” → “Size & Properties” → “Properties”).

Vous pouvez appliquer un formatage normal (non conditionnel) pour y parvenir. Sélectionnez la cellule, la ligne et/ou la colonne dans question et allez à “Formater les cellules”, qui est accessible par le ruban (“Home” → “Cells” → “Format”) ou le raccourci clavier Ctrl+1.

Sur l'onglet “Nombre”, sélectionnez Catégorie = “Personnalisée” et pour “Type”, entrez :

"";"";"";""

ou simplement

;;;

Cela indique à Excel d'afficher une chaîne vide si la cellule contient un nombre positif, un nombre négatif, un zéro ou un texte (non numérique). Ainsi, toute valeur qui n'est pas une erreur sera cachée à l'écran et lors de l'impression.

J'ai résolu le même problème en créant une feuille séparée et en copiant un lien vers les informations qui s'y trouvent. To faites cela, mettez en évidence l'ensemble de la feuille originale et copiez la (Ctrl+C). Allez à la nouvelle feuille et cliquez avec le bouton droit de la souris sur la première cellule. Sélectionnez l'icône du lien dans les options de collage. Tout ce qui sera collé sera non formaté, vous devrez donc corriger cela. Les cellules vides contiendront des zéros. Vous pouvez corriger cela en allant sur “Fichier” → “Options” → “Avancé” et en décochant la case “Afficher un zéro dans les cellules qui ont une valeur zéro”.

Vous pouvez maintenant supprimer toutes les cellules, lignes ou colonnes que vous ne souhaitez pas voir apparaître sur les impressions. La feuille d'impression sera mise à jour au fur et à mesure de la mise à jour de la feuille originale.

Si, comme moi, vous avez une feuille de base que vous copiez pour différentes périodes de temps ou à des fins différentes, vous pouvez créer cette feuille d'impression pour la feuille de base. Lorsque vous avez besoin d'une nouvelle paire, il vous suffit de copier les deux feuilles et la nouvelle feuille d'impression sera liée à la nouvelle feuille.

Quand j'avais besoin de faire ce que vous dites, ce que je faisais, c'était :

Utiliser la fonction dans l'éditeur de code (VBA) :

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)

pour masquer les colonnes ou les lignes, faire l'impression, puis les rendre visibles.

Exemple :

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
    If ActiveSheet.Name = "Sheet1" Then
        Cancel = True
        Application.EnableEvents = False
        Application.ScreenUpdating = False
        With ActiveSheet
            .Rows("10:15").EntireRow.Hidden = True
            .PrintOut
            .Rows("10:15").EntireRow.Hidden = False
        End With
        Application.EnableEvents = True
        Application.ScreenUpdating = True
    End If
End Sub

Ou modifier la partie respective pour masquer les colonnes (cet exemple masque les colonnes B et D) :

With ActiveSheet
            .Range("B1,D1").EntireColumn.Hidden = True
            .PrintOut
            .Range("B1,D1").EntireColumn.Hidden = False
        End With

Ou masquer toutes les lignes avec une cellule blanche dans la colonne A :

With ActiveSheet
            On Error Resume Next
            .Columns("A").SpecialCells(xlCellTypeBlanks).EntireRow.Hidden = True
            .PrintOut
            .Columns("A").SpecialCells(xlCellTypeBlanks).EntireRow.Hidden = False
            On Error GoTo 0
        End With

Liens :

• Cacher des lignes, des colonnes ou des cellules lorsque vous imprimez une feuille
• Empêcher l'impression de cellules spécifiques
• Comment ajouter la VBA dans MS Office ?

Je n'ai pas assez de points de réputation pour commenter les autres postes, alors j'ajouterai une “réponse” avec quelques observations. J'avais le même besoin ou un besoin similaire, et il y a des avantages et des inconvénients à différentes approches.

• Réglage de la zone d'impression : Cela peut fonctionner en fonction de la disposition de la feuille, mais cela ne gère pas très bien la sélection d'une zone d'impression non contiguë. Ou alors, peut-être qu'il gère très bien, mais l'approche choisie ne fonctionne pas dans mon cas. Par exemple, si j'ai une feuille de calcul avec les colonnes A à E et que je veux cacher les colonnes B et D à l'impression, alors il met chaque colonne imprimée {A, C, E} sur une page séparée. Ce n'est pas vraiment ce que je voulais.

• Mettre le texte en blanc sur blanc : Cela pourrait fonctionner dans certains cas, mais ATTENTION : cela n'empêche pas les données cachées de fuir. Si vous essayez de cacher des informations sensibles, sachez que si vous imprimez en PDF, les données seront toujours présentes dans le fichier PDF. Même si elles sont en blanc sur blanc, elles sont toujours là et peuvent être copiées/collées à partir du fichier PDF.

Je préfère l'approche qui utilise des macros pour masquer les colonnes sélectionnées lors de l'impression, bien que je sois conscient que cela peut ne pas être applicable ou que c'est le meilleur choix dans toutes les situations.

Vous pouvez “cacher” des lignes ou des colonnes entières en cliquant avec le bouton droit de la souris sur la ligne ou la colonne et en sélectionnant “Cacher”. Cela empêchera la ligne/colonne d'être imprimée (ou affichée). Si vous avez plusieurs lignes/colonnes, vous pouvez les mettre en évidence en cliquant sur “glisser” si elles sont voisines ou en faisant Ctrl+clic si elles ne sont pas voisines. Lorsque les lignes/colonnes sont masquées, leur numéro/lettre n'est pas affiché. Pour les faire disparaître, il suffit de mettre en évidence les lignes/colonnes de chaque côté et de faire un “clic droit”, puis de sélectionner “Faire disparaître”.

Je ne suis pas sûr que vous puissiez empêcher l'impression des cellules individuelles autrement qu'en changeant la couleur de la police. Vous pouvez peut-être automatiser cette opération grâce à un formatage conditionnel.

Pour empêcher l'impression d'une ligne ou d'une colonne, vous pouvez la masquer :

1. sélectionner la/les ligne(s)/colonne(s)
2. Faites un clic droit dessus
3. Choisissez “Cacher” dans le menu contextuel

La méthode alternative consiste à créer un groupe puis à le réduire :

1. Sélectionnez la ou les lignes/colonnes
2. Choisissez l'onglet Data (dans le ruban) -> bouton Group dans le groupe Outline

Maintenant vous pouvez rapidement réduire/développer la/les ligne(s)/colonne(s) pour l'édition/impression.

Regardez également la vidéo décrivant les multiples façons de cacher des cellules (y compris celles décrites ci-dessus).

J'ai suivi la voie du “contenu clair” et je peux dire que lors d'une journée chargée, il n'est pas difficile d'oublier de défaire quelque chose juste pour le plaisir d'imprimer.

Mon processus depuis consiste à avoir un onglet “travail” (source), avec un message “ne pas toucher” à tous les collègues travaillant dans mon dossier, ainsi qu'un onglet “imprimer” (destination) qui tire directement de l'onglet de travail sans avoir à se soucier d'effacer, de cacher ou de se souvenir de remettre.

Lorsque je mets à jour la source, la destination obtient toutes les informations dont elle a besoin, et je ne perds pas des heures de travail que j'aurais dû mieux sauvegarder.

Aussi, sauvegardez vos fichiers, hehe.

Santé

Compte tenu du conseil précédent que la police blanche peut être visible sur l'impression PDF, j'utilise la technique suivante :

Utilisez une cellule en dehors de la zone d'impression avec une entrée “1” ou “0”.

Je me réfère ensuite à ce champ dans le formatage conditionnel de toutes les cellules qui doivent être exclues de l'impression.

Si A1=0 alors réglez le format sur une police blanche.

Si A1=1 alors réglez le format sur une police noire ou de n'importe quelle couleur.

La deuxième ligne n'est peut-être pas nécessaire mais elle vous permet de mettre en évidence des zones en utilisant des numéros différents pour une plage ou des cellules individuelles par rapport aux fonds, aux bordures et aux polices que vous choisissez en sélectionnant une plage de numéros dans la cellule A1.

Outre le fait de masquer des colonnes ou des lignes comme cela est suggéré ci-dessus. Vous pouvez considérer les vues personnalisées comme un moyen simple d'appliquer et de désappliquer ce que vous ne voulez pas montrer.

Par exemple, si vous imprimez une colonne pour un vendeur, une autre pour un entrepôt, et une autre avec tout, vous pouvez créer une vue personnalisée pour chacun et passer facilement à l'une ou l'autre.

Un autre moyen simple consiste à effacer temporairement le contenu de la cellule en mettant en évidence les cellules sélectionnées - cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez “Effacer le contenu”.

Maintenant vous pouvez imprimer et ensuite cliquer sur le bouton “Annuler” et tout revient à la normale.